Télésecrétariat orthodontiste : un accueil téléphonique à la hauteur de vos traitements longs

Un cabinet d'orthodontie ne ressemble à aucun autre cabinet dentaire. Vos patients reviennent tous les six à huit semaines pendant deux ans, parfois plus. Chaque appel manqué, chaque rendez-vous raté désorganise un planning construit sur la durée. Plusagenda gère à distance l'accueil téléphonique de votre cabinet : nos télésecrétaires répondent en votre nom, prennent et réorganisent les rendez-vous dans votre agenda, et connaissent les motifs d'appel propres à l'orthodontie. Depuis plus de 20 ans, nous accompagnons les cabinets qui refusent de laisser un appel sans réponse.

Une société française, implantée à Paris depuis plus de 20 ans

✓ Siège social
231 rue Saint-Honoré, 75001 Paris
✓ Téléphone
01 79 25 08 74
✓ Entreprise immatriculée
RCS Paris, SIRET 453 887 168

PLUSAGENDA, SASU au capital de 6 000 €, enregistrée au RCS de Paris. SIRET : 453 887 168. TVA intracommunautaire : FR 57453887168.

Le télésecrétariat Plusagenda en vidéo

Ce service fait partie de notre offre de télésecrétariat médical externalisé, déclinée pour chaque spécialité.

Les enjeux spécifiques de la gestion des appels en cabinet orthodontique

L'orthodontie impose une logique de suivi que peu de spécialités dentaires partagent. Un même patient occupe un créneau dans votre agenda toutes les six à huit semaines pendant toute la durée de son traitement. Un rendez-vous non honoré ne se rattrape pas simplement : il décale un plan de traitement, libère un fauteuil à la dernière minute et perturbe l'ensemble du planning de la journée.

Les appels entrants d'un cabinet d'orthodontie couvrent des actes très différents en termes d'urgence :

✓ Pose d'appareil ou de boîtier, contrôle de routine, resserrage : des créneaux planifiés longtemps à l'avance
✓ Bague ou boîtier décollé, fil qui blesse : une urgence qui demande une réponse rapide et un créneau adapté
✓ Gêne ou douleur après une séance : une situation qui nécessite d'évaluer le degré de priorité avant de proposer un rdv

Nos télésecrétaires sont formées à ces motifs d'appel. Elles orientent chaque demande vers le bon créneau selon son degré d'urgence, sans mobiliser votre équipe pendant les soins.

Notre service de télésecrétariat adapté aux orthodontistes

Le télésecrétariat orthodontiste de Plusagenda fonctionne comme une extension de votre secrétariat, pas comme un standard généraliste. Vos télésecrétaires attitrées répondent au nom de votre cabinet, accèdent directement à votre agenda et posent les rendez-vous en temps réel, sans double saisie ni jonglage entre deux interfaces.

Le service couvre l'intégralité de vos besoins téléphoniques :

✓ Prise et réorganisation des rendez-vous dans votre agenda, en temps réel
✓ Rappels de rendez-vous par SMS ou e-mail pour limiter l'absentéisme et la perte de créneaux
✓ Gestion des urgences orthodontiques : boîtier décollé, fil qui blesse, gêne après pose, avec orientation vers le bon créneau
✓ Continuité téléphonique pendant les soins et en dehors de vos horaires d'ouverture
✓ Suivi des patients sur toute la durée du traitement, avec connaissance de leur dossier

Le service est compatible avec Doctolib et les principaux logiciels d'orthodontie utilisés en cabinet : Ortholeader, Orthalis, Orthokis, Orthofast, OrthoAdvance, Orthoexpert. Il s'adapte aux cabinets à plusieurs praticiens et aux périodes de forte activité.

Pour les cabinets non équipés ou qui le souhaitent, nous proposons aussi notre propre agenda, simple et performant, accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, avec confirmation et rappels de rendez-vous par e-mail ou SMS, et option de prise de rendez-vous en ligne par vos patients.

La plupart de nos clients sont des cabinets avec une ou plusieurs assistantes, pour lesquels nous intervenons de façon permanente ou en débordement afin d'assurer au quotidien la continuité du cabinet. Nous accompagnons aussi de nombreux cabinets au démarrage.

Les données de santé de vos patients sont traitées dans le strict respect du RGPD.

Pourquoi choisir Plusagenda pour votre cabinet d'orthodontie ?

Un centre d'appels généraliste ne connaît pas la différence entre un contrôle de routine et un boîtier décollé. Il ne sait pas qu'un resserrage doit être calé dans une fenêtre précise du plan de traitement, ni qu'un fauteuil libéré à la dernière minute représente une perte réelle pour votre cabinet.

Cette connaissance du métier est dans notre histoire : PlusAgenda est né d'une collaboration étroite avec des cabinets d'orthodontie pilotes. C'est avec eux que nous avons appris les différents actes, les étapes des plans de traitement et les durées à respecter entre chacune d'elles, les urgences, les techniques utilisées et leur terminologie : orthopédie dento-faciale, interception, orthodontie fonctionnelle, vestibulaire ou linguale, gouttières, appareillage fixe ou amovible, bilan, pose, contrôle, surveillance, dépose et contention.

Chez Plusagenda, chaque cabinet d'orthodontie est suivi par un binôme de télésecrétaires attitrées, formées spécifiquement aux particularités de votre spécialité et à vos consignes propres. Ce n'est pas une télésecrétaire différente à chaque appel : ce sont les mêmes personnes, qui connaissent vos patients, votre agenda et vos priorités.

Ce modèle produit des résultats concrets : moins d'appels manqués, un planning mieux rempli, et une relation patient soignée dès le premier contact téléphonique. Nos clients orthodontistes nous font confiance depuis des années, certains depuis plus d'une décennie.

Ils nous font confiance

« Télésecrétariat disponible et attentif. Ils gèrent mon agenda en mon absence, report et prise de rendez-vous avec fiches patients remplies. Je le recommande vivement, et ce depuis 2010. »
Dr Pichelin, Orthodontiste
« J'ai testé plusieurs télésecrétariats sans être satisfait. Plus Agenda correspond le plus à mes besoins. J'ai deux télésecrétaires dédiées, aimables et toujours disponibles, et mon agenda sur Doctolib est parfaitement géré. Je recommande. »
Docteur Baranes Jacques, Chirurgien-Dentiste

Questions fréquentes sur le télésecrétariat pour orthodontistes

Vos télésecrétaires connaissent-elles vraiment le vocabulaire dentaire de l'orthodontie ?

Oui. Nos télésecrétaires sont formées aux motifs d'appel courants en orthodontie : pose, resserrage, contrôle, dépose, contention, boîtier décollé, gêne après séance. Elles savent évaluer le degré d'urgence d'une demande et orienter le patient vers le bon créneau, sans solliciter votre équipe pendant les soins.

Comment le service s'intègre-t-il à mon logiciel de cabinet ?

Plusagenda est compatible avec Doctolib et les principaux logiciels d'orthodontie du marché (Ortholeader, Orthalis, Orthokis, Orthofast, OrthoAdvance, Orthoexpert). Vos télésecrétaires accèdent directement à votre agenda et posent les rendez-vous en temps réel, sans recopie manuelle ni risque d'erreur de saisie.

Que se passe-t-il pendant mes heures de soins ou en dehors de mes horaires d'ouverture ?

Le service assure la continuité téléphonique pendant les soins comme en dehors de vos horaires d'ouverture. Aucun appel n'est perdu faute de disponibilité de votre équipe.

Comment démarrer avec Plusagenda ?

Après un premier échange pour comprendre vos consignes et votre organisation, nous configurons le service et vous attribuons votre binôme de télésecrétaires. L'intégration avec votre logiciel est réalisée avant le démarrage effectif. Un accompagnement est prévu pour les cabinets en phase de lancement.

Télésecrétaire PlusAgenda

Nous la prenons en considération, elle prendra soin de vous.